# Erstellen und Senden von Rechnungen

## Erstellung

Zum Erstellen einer neuen Rechnung klicken Sie auf „Neue Rechnung erstellen“. Diese Ansicht enthält:

- Eine Liste nicht gesendeter Rechnungen. Sie können verschiedene Rechnungen auswählen und sie mithilfe von „Senden“ versenden. Fügen Sie Rechnungen mithilfe der Schaltfläche „+“ hinzu, oder entfernen Sie Rechnungen mithilfe der Schaltfläche „-“.
- Eine Seitenansicht der ausgewählten Rechnung.
- Allgemeine Rechnungsinformationen, einschließlich:
  - Rechnungsnummer. Die Rechnungsnummer wird automatisch auf die vorherige Nummer + 1 gesetzt. Die Anwendung berücksichtigt keine textuellen Präfixe oder Suffixe.
  - Empfänger. Wählen Sie einen Kunden aus der integrierten Kontaktdatenbank aus oder geben Sie einen neuen Namen ein und drücken Sie auf Enter, um sofort einen neuen Kontakt zu erstellen.
  - Rechnungsvorlage. Sie können aus allen integrierten oder benutzerdefinierten Vorlagen wählen, welche die momentan ausgewählte Sprache unterstützen.
  - Sprache. Sie können aus den Sprachen der momentan ausgewählten Vorlage wählen. Beachten Sie, dass Economacs auf Englisch, Französisch, Deutsch, Spanisch, Italienisch, Schwedisch, Norwegisch, Dänisch, Finnisch und Niederländisch beschränkt ist.
- Rechnungszeilen. Jede Rechnungszeile kann sich auf ein Produkt in der Produktliste beziehen; in diesem Fall erhalten der Preis und die MwSt.-Stufe standardmäßig die Werte aus der Produktliste. Wenn sich eine Rechnungszeile nicht auf ein bestehendes Produkt bezieht, erstellt Economacs die Rechnungsbuchungen auf Basis der Informationen für das Standardprodukt in der Produktliste. Selbst wenn Sie ein bestehendes Produkt verwenden, können Sie den Preis im Rechnungsposten ändern (ohne den Preis in der Produktliste oder in anderen Rechnungen zu ändern). Auf der Rechnung werden nur notwendige Spalten angezeigt; wenn Sie beispielsweise einen Kommentar zu einer Rechnungszeile eingegeben haben, wird auf der Rechnung eine Kommentarspalte angezeigt. Sie können die Anzahl der angezeigten Spalten einschränken, indem Sie „Einstellungen / Fakturierung“ wählen und die einzeln aufgeführten Spaltennamen markieren.
- Unter der Rechnungszeilen-Tabelle befinden sich noch ein paar weitere Einstellungen:
  - Runden. Der Rechnung wird ein zusätzlicher Posten „Runden“' hinzugefügt, um den fälligen Gesamtbetrag auf einen ganzzahligen Betrag zu runden.
  - Über das Kontrollkästchen „MwSt. hinzufügen“' können Sie steuern, ob Mehrwertsteuer zur Rechnung hinzugefügt wird. Wenn diese Option ausgewählt ist, fügt Economacs die Mehrwertsteuer entsprechend dem für jeden Rechnungsposten auf der Rechnung angegebenen Mehrwertsteuersatz hinzu. Wenn Sie in der EU ansässig sind und eine Rechnung für ein Unternehmen in einem anderen EU-Land ausstellen, können Sie die Gültigkeit der Mehrwertsteuernummer des Empfängers überprüfen. Geben Sie die Nummer in der Rechnung (einschließlich des zweistelligen Landescodes am Anfang) ein, und klicken Sie dann auf „MwSt.-Nummer prüfen“. Diese Funktion verwendet den EU-VIES-Service, der die Anfrage an die Steuerbehörden im jeweiligen Land weiterleitet. Die Verfügbarkeit dieses Services variiert - insbesondere in Hinblick auf dänische Mehrwertsteuernummern. Wenn auf Ihrer Rechnung trotz entsprechend aktiviertem Kästchen keine Mehrwertsteuer angezeigt wird:
    1. Haben Sie mindestens ein Produkt erstellt? Wenn Sie in Ihrer Rechnung keine Produkte verwenden möchten, müssen Sie trotzdem eines erstellen und es als Standardprodukt festlegen.
    2. Weist das Produkt ein Kundenkonto auf?
    3. Weist dieses Kundenkonto eine MwSt.-Stufe auf (unter „Konten“ prüfen)?
    4. Weist dieses MwSt.-Konto einen MwSt.-Satz auf (unter „Einstellungen / MwSt.“ prüfen)?
  - Ein Rabatt auf Rechnungsebene. Es werden nur relative (%) Rabatte unterstützt.
  - Währung. Beachten Sie, dass die Beträge nach Änderung der Währung nicht automatisch neu berechnet werden.

## Senden

Mit der Schaltfläche „Senden“ wird die Rechnung in der Applikation als gesendet gekennzeichnet. Die Rechnung wird in den Ordner für das entsprechende Geschäftsjahr verschoben. (Wenn Sie noch kein Geschäftsjahr mit dem Rechnungsdatum erstellt haben, müssen Sie das unter „Einstellungen / Geschäftsjahre“ tun.) Um die Rechnung (per E-Mail oder auf Papier) an den Kunden zu senden, verwenden Sie die Rechnungsliste für das Geschäftsjahr. Wählen Sie dort die Rechnung aus und wählen Sie aus dem Menü „Datei→Drucken…“. Klicken Sie auf die Schaltfläche „PDF“, wenn Sie zum E-Mail-Versand eine Rechnung im PDF-Format benötigen.

Wenn Ihr Drucker das Bedrucken von Umschlägen im C5-Format unterstützt, kann Economacs einen passenden Umschlag mit Ihrer Adresse und der Adresse des Kunden drucken. Wählen Sie die Rechnung (entweder hier vor dem Senden oder in der Rechnungsliste nach dem Senden) aus und klicken Sie unten auf das Symbol mit dem Umschlag.